Είστε από αυτούς που κρατάνε χιλιάδες emails; Να τι πρέπει να κάνετε

Ο μέσος χρήστης του email έχει 8.024 μηνύματα στο inbox του. Και μπορεί οι ειδικοί να συστήνουν την φιλοσοφία του «inbox zero», δηλαδή του απολύτως καθαρού inbox, όμως κάποιοι κρατούν ακόμα και μισό εκατομμύρια emails στον λογαριασμό τους και αρνούνται συνειδητά να τα διαγράψουν. 

Όπως η Reva Minkoff, που δουλεύει σε εταιρεία ψηφιακού marketing και παραδέχεται πως έχει πρόβλημα, καθώς το inbox της μετρά 630.000 emails. «Είναι δουλειά πλήρους απασχόλησης να

παρακολουθώ τα email. Είναι πολύ δύσκολο να τα  ξεκαθαρίσω», λέει στο MarketWatch. 

Και δεν είναι η μόνη. Έρευνα της PandoDaily είχε βρει πριν από μερικά χρόνια ότι το 20% των χρηστών του email κρατούν πάνω από 21.000 μηνύματα, με τα περισσότερα μεγάλα inbox να ξεπερνούν τα 100.000 emails. 

Η Gia Vecchio, που ασχολείται με τις δημόσιες σχέσεις, έχει 158.000 emails και αρνείται να τα διαγράψει, καθώς θέλει να μπορεί να ανατρέχει σε παλιές συνομιλίες για πληροφορίες. 

Πάντως, σύμφωνα με την coach Carrie Greece, ένα τόσο γεμάτο inbox είναι σημάδι ότι κάποιος δεν έχει καλό έλεγχο της επαγγελματικής ζωής του. «Τα πράγματα μέσα στο inbox είναι αποφάσεις που δεν έχεις πάρει», λέει. «Για σκεφτείτε το και αλλιώς: Αν ήταν πραγματικά γράμματα, θα κρατούσατε 300.000 φακέλους;», προσθέτει. 

Η Greene συμβουλεύει τους πελάτες της να χωρίσουν τα emails σε τρεις κατηγορίες: Σε αυτά που αντιμετωπίζονται άμεσα, σε αυτά που διαγράφονται και σε αυτά που θέλουν λίγο περισσότερο χρόνο για να αντιμετωπιστούν. Τελικά, ο στόχος πρέπει να είναι ένα άδειο ή σχεδόν άδειο inbox, λέει. «Από τη δική μου σκοπιά, δεν πιστεύω ότι το να έχεις έστω και 100 emails στο inbox σου είναι καλό», σημειώνει. 

Η Google προσφέρει μία σειρά από συμβουλές και στρατηγικές για την αντιμετώπιση του φόρτου των emails, ενώ προσφέρει στους χρήστες τη δυνατότητα να δημιουργήσουν φίλτρα που διαγράφουν ή προωθούν αυτόματα κάποια μηνύματα. 

Άλλες εταιρείες έχουν αναλάβει επίσης δράση στον τομέα αυτό, όμως η Basecamp, με την υπηρεσία Hey.com, που μπλοκάρει τα emails από κάποιους αποστολείς ή οργανώνει τα newsletters σε έναν ειδικό χώρο. 

Όμως, η υπηρεσία αυτή δεν μπορεί να κάνει τίποτα για τα email που έχουν ήδη συσσωρευτεί σε ένα inbox. Ο συνιδρυτής της Basecamp, Jason Fried, πιστεύει ότι κάποιοι πρέπει να παραδεχθούν ότι έχασαν τη μάχη.  «Πρέπει να κηρύξουν πτώχευση και να κάνουν μία νέα αρχή με ένα καινούργιο inbox», είναι η συμβουλή του. 

moneyreview.gr με πληροφορίες από MarketWatch